Les regroupements régionaux FLAM sont des moments essentiels pour les associations FLAM : échanges de pratiques pédagogiques, projets communs et visibilité renforcée. Ces rencontres permettent de créer une véritable dynamique collaborative et de mutualiser les ressources entre associations d'une même zone géographique.
Pour que ces événements associatifs FLAM, notamment le regroupement régional FLAM, aient un réel impact et génèrent des retombées durables, il est crucial de maîtriser la communication associative — avant, pendant et après. Une stratégie de Communication regroupement FLAM bien orchestrée peut multiplier par trois la participation et l'engagement des associations participantes.
Dans ce guide de communication, découvrez 12 stratégies de communication éprouvées avec des outils de communication simples et efficaces pour maximiser la promotion et le succès de votre regroupement.
Découvrez l'article sur le regroupement des associations FLAM d'Irlande
1. Définissez votre stratégie de communication FLAM : objectifs et public cible
Pourquoi c'est essentiel pour votre association : Une communication floue génère des attentes confuses et réduit l'engagement de 60%.
Définissez précisément si votre regroupement régional FLAM vise à :
- Partager des pratiques pédagogiques innovantes
- Renforcer les liens entre associations et créer un réseau local solide
- Initier un projet commun (formation, matériel, événement culturel)
- Résoudre des problématiques communes (recrutement, financement, local)
- Célébrer le français et la francophonie dans votre région
Astuce : Rédigez en une phrase l'objectif principal de votre regroupement. Cette phrase servira de fil rouge à toute votre stratégie de communication.
Identifiez également vos cibles de communication :
- Associations FLAM de votre pays ou pays voisins
- Familles francophones non encore mobilisées
- Partenaires institutionnels (consulats, instituts français)
- Médias locaux et médias francophones
- Acteurs éducatifs locaux
- Institutionnels
2. Calendrier de communication pour événements FLAM : Planification des vos actions
Timeline de communication recommandée pour maximiser la participation :
- 8-10 semaines avant : Premier "save the date" + communication institutionnelle
- 6 semaines avant : Campagne d'invitation officielle avec programme détaillé
- 4 semaines avant : Relance ciblée avec confirmation d'inscription
- 2 semaines avant : Communication de rappel avec informations pratiques
- 48h avant : Derniers détails et communication d'urgence
- Le jour J : Communication en temps réel et live sur réseaux sociaux
- 1 semaine après : Communication de remerciements et diffusion du compte-rendu
- 1 mois après : Communication de bilan et suivi des actions décidées
3. "Save the date" FLAM : Création de visuels impactants
Pourquoi anticiper vos communications : Les bénévoles associatifs ont des agendas chargés. Un "save the date" envoyé 2-3 mois à l'avance multiplie par 3 les chances de participation.
Utilisez Canva pour créer un visuel attractif incluant :
- Date et horaires (précisez le fuseau horaire si nécessaire)
- Lieu
- Accroche ("Rencontrons-nous pour faire grandir le français !")
- Contact pour plus d'informations
Alternatives :
- VistaCreate
- Crello
- IA générative (ChatGPT, Midjourney) pour les visuels
- GIMP (gratuit) pour les plus créatifs
4. Formulaires d'inscription pour regroupement FLAM : Optimisation et outils
Au-delà de la simple inscription : Profitez du formulaire pour récolter des données stratégiques sur vos participants.
Questions recommandées :
- Nom de l'association et nombre d'adhérents
- Coordonnées du représentant
- Attentes spécifiques pour le regroupement
- Sujets à aborder en priorité
- Ressources à partager avec les autres associations
- Besoins particuliers (accessibilité, régime alimentaire)
- Accord pour être photographié/filmé
Outils conseillés pour vos événements associatifs FLAM :
Pour les formulaires :
- Google Forms - gratuit et simple
- Framaforms - respectueux de la vie privée
- Typeform - plus esthétique
- Microsoft Forms - si vous utilisez déjà Office 365
Pour centraliser les infos pratiques :
- Google Drive - collaboration facile
- Dropbox - synchronisation automatique
- Notion - organisation avancée
- Trello - gestion de projet visuelle
5. Partenariats institutionnels FLAM : mobiliser les acteurs locaux
Impact des partenaires institutionnels : Leur soutien apporte crédibilité et visibilité.
Communiquez avec :
- L'Ambassade ou le(s) Consulat(s) : Envoyez une invitation officielle 6 semaines avant
- Les Instituts français et les Alliances françaises: Ils peuvent relayer l'information et parfois prêter un lieu
- Les structures culturelles et éducatives locales : Médiathèques, centres culturels
- Les représentants et élus des Français de l'étranger locaux : Ils connaissent les enjeux du terrain
- Les médias locaux (dont francophones) : Presse, radio, blogs communautaires
6. Collaboration avec FLAM Monde : accompagnement et ressources
Plus qu'une simple information : La Fédération FLAM Monde peut vous conseiller et vous accompagner dans l'organisation de votre regroupement régional.
Informez la Fédération FLAM Monde :
- Email : info@flammonde.org
- 8 semaines avant : Première information avec dates et objectifs
- 4 semaines avant : Programme détaillé et nombre d'inscrits
- 1 semaine après : Compte-rendu complet avec photos
La fédération FLAM Monde à vos côtés :
- Rejoindre le groupe WhatsApp dédié aux organisateurs de regroupements
- bénéficier de conseils personnalisés, contactez Stéphanie Adélaïde, chargée de mission accompagnement et développement du réseau FLAM : stephanie.adelaide@flammonde.org.
- Mise en relation avec d'autres associations ayant organisé des regroupements
- Relai sur les réseaux sociaux FLAM Monde, newsletters, site internet, site et réseaux partenaires
- Conseils communication avec Isabelle Sintes, chargée de mission pôle communication : communication@flammonde.org
Consultez aussi les ressources et formations en communication sur l’espace FLAM et les articles de la catégorie "gestion d'une association FLAM" sur le blog.
Au-delà de la communication, deux webinaires essentiels sont à (re)voir pour bien préparer vos projets de regroupements régionaux FLAM :
- Webinaire 1 : Comprendre et initier un regroupement régional FLAM
- Webinaire 2 : Exploiter les opportunités de subvention et organiser un regroupement régional FLAM
(Re)Découvrez l'Espace FLAM ?
La Fédération FLAM Monde met à disposition un espace d'apprentissage pour ses associations FLAM adhérentes. Des formations et une bibliothèque de ressources adaptées à leurs besoins. Votre association doit être adhérente pour avoir accès.
7. Outils de présentations pour associations : IA et modèles efficaces
Impact du visuel sur l'engagement : Une présentation claire et attrayante maintient l'attention 4x plus longtemps et facilite la mémorisation de 65%.
Outils recommandés :
IA :
- Gamma : Génère des présentations illustrées à partir de simple texte
- Beautiful.AI : Templates adaptatifs
- Prezi AI : présentations dynamiques et non linéaires
Traditionnels mais efficaces :
- Canva Présentations : Milliers de modèles
- Google Slides : Collaboration en temps réel
8. Organisation logistique COM : répartition des rôles et exemple de kit
Répartition optimale des responsabilités de communication pour un événement associatif réussi :
Avec Trello, Notion ou un tableau Google Sheets, assignez des rôles et des tâches à des personnes :
- Responsable communication externe : Relations presse, partenaires, médias sociaux
- Community manager : Photos, stories, publications en direct, hashtags
- Responsable communication interne : Information des participants, coordination équipe
- Chargé de documentation : Prise de notes, rédaction compte-rendu, capitalisation
- Responsable relations publiques : Accueil VIP, networking, communication protocolaire
- Référent communication digitale : Live streaming, montage vidéo, diffusion online
Exemple Kit de communication :
- Badges nominatifs
- Kakémonos avec hashtags et visuels de l'événement
- Supports de communication imprimés (flyers, programmes)
- Matériel de captation (smartphone, micro-cravate, éclairage)
- Panneau photo booth avec logo des partenaires
- Kit de communication digitale (templates stories, posts pré-rédigés)
9. marketing digital pour événements FLAM : réseaux sociaux et engagement
Stratégie de communication 360° : Avant, pendant et après l'événement.
Programmation des publications avec :
- Meta Business Suite - Facebook/Instagram
- Canva Pro - création + programmation-
- Metricool - analytics inclus
- Buffer - simple et efficace
- Hootsuite - gestion multi-comptes
Ligne éditoriale et messages clés :
Avant
- Teasing avec présentation des associations participantes
- Messages de mobilisation et témoignages d'organisateurs précédents
- Countdown avec informations pratiques et call-to-action
Pendant :
- Communication instantanée : photos d'ambiance (avec accords des participants)
- Citations inspirantes et messages clés des interventions
- Stories Instagram en direct avec interaction followers
- Live Facebook/Instagram ou YouTube des temps forts et témoignages
Après
- Communication de remerciements avec album photo complet
- Diffusion de vidéo résumé de 2-3 minutes avec messages clés
- Témoignages des participants et retombées concrètes
- Communication sur les suites données et prochains rendez-vous
10. Captation vidéo FLAM : streaming et contenu durable
Pourquoi créer du contenu vidéo ? Pour toucher les associations et les personnes qui n'ont pas pu se déplacer (+40% de portée) et créer des supports de communication durables pour futures éditions.
Matériel minimal :
- Smartphone récent avec bon micro
- Trépied ou stabilisateur
- Connexion internet stable
- Application de streaming (OBS, Streamlabs) pour youtube, ou utiliser le mode live sur instagram ou facebook
Formats recommandés :
- Live streaming : Facebook Live, YouTube Live, Instagram Live
- Replay : Montage court (10-15 min) des moments clés
- Podcast audio : Pour les déplacements
Autorisations :
- Demandez l'accord écrit pour filmer et diffuser (via le formulaire de participation ou inscription par exemple)
- Précisez l'usage (réseaux sociaux, site web, newsletter, communication externe)
Respectez le RGPD pour les mineurs et données personnelles
11. Suivi post-événement FLAM : compte-rendu et capitalisation
Impact de la communication de suivi : Un compte-rendu structuré dans les 48h maintient l'engagement à 80% vs 30% sans communication de suivi.
Dans la semaine, Compte-rendu détaillé incluant :
- Bilan quantitatif : nombre de participants, associations représentées
- Synthèse des échanges : points clés par atelier
- Décisions prises : actions concrètes avec responsables et échéances
- Ressources partagées : documents, contacts, liens utiles
- Feedback : retours et témoignages des participants (formulaire post-événement)
Plan de communication post-événement :
- Participants : compte-rendu complet avec photos et ressources
- Fédération FLAM Monde : synthèse + visuels libres de droit pour communication
- Partenaires institutionnels : version résumée avec impact et remerciements
- Réseaux sociaux et médias : version grand public avec témoignages et chiffres clés
Modèle de synthèse :
- Date et lieu du regroupement
- Nombre d'associations participantes et zones géographiques couvertes
- Thématiques abordées
- Projets communs décidés
- Prochaine échéance fixée (facultatif mais cela peut-être un simple rdv en ligne quelques mois après)
- photos représentatives avec autorisation de diffusion
12. Pérennisation des regroupements FLAM et collecte d'informations
Documentation systématique pour une amélioration continue :
Dans les 48h : Email de remerciement avec premières photos
Dans la semaine : Compte-rendu détaillé incluant :
- Archivage : Créez un dossier partagé avec tous les supports
- Base de données : Contacts des participants avec leurs spécialités-
- Calendrier : Planifiez le prochain rdv ou regroupement avant la fin du premier
- Témoignages : Récoltez des témoignages pour communiquer sur les futurs regroupements
Ces 12 stratégies de communication et d'organisation collaborative serviront de base pour vos futurs regroupements régionaux FLAM et contribueront au rayonnement du français dans votre région.
Besoin d'aide ?
La Fédération FLAM Monde met à disposition un soutien dédié pour les organisateurs de regroupements régionaux (l'association porteuse du projet doit être adhérente).
Pour toute question ou conseil, contactez Stéphanie Adélaïde, chargée de mission accompagnement et développement du réseau FLAM :